Como controlar as certidões negativas dos clientes sem planilha

Licitação, financiamento, contrato com cliente grande: é quase sempre na hora que a empresa mais precisa que alguém descobre que a certidão venceu ou que tem uma pendência impedindo a emissão. Para o escritório de contabilidade, isso vira urgência, retrabalho e, às vezes, um cliente insatisfeito.

Controlar as certidões de todos os clientes com antecedência resolve esse problema. Veja como montar esse controle.

Por que a planilha não dá conta

A planilha de certidões começa bem e vai se desatualizando:

• cada certidão tem uma validade diferente (a federal vale 180 dias, a do FGTS vale 30 dias, e as estaduais e municipais variam);
• alguém precisa lembrar de olhar a planilha todo dia;
• as pendências, que impedem a emissão, ficam anotadas em outro lugar;
• o cliente não vê nada e só descobre quando precisa.

O que o controle precisa mostrar

Para cada empresa atendida, o controle ideal mostra em uma tela:

1. Cada certidão (federal, estadual, municipal, FGTS, trabalhista, falência e outras que o cliente usa).
2. A data de validade de cada uma.
3. O status: em dia, vencendo em breve, vencida ou pendente.
4. As pendências que impedem a emissão, com o que precisa ser resolvido.

Com cores para cada situação, o escritório enxerga em segundos quem precisa de atenção.

Avisos antes de vencer

O controle só funciona se ninguém precisar lembrar de olhar. Os avisos automáticos fazem esse trabalho:

• para o escritório: lista semanal das certidões que vencem nos próximos dias;
• para o cliente: aviso de que a certidão foi renovada e está disponível no portal;
• para as pendências: alerta quando uma certidão não pode ser emitida, para resolver antes da urgência.

Certidão disponível no portal do cliente

Em vez de mandar o PDF por e-mail cada vez que o cliente pede, a certidão atualizada fica no portal do cliente, com a data de validade. Ele baixa quando precisar, e o escritório deixa de responder o mesmo pedido várias vezes.

Relatório para a gestão do escritório

Uma visão geral ajuda a planejar a semana:

• quantas certidões vencem nos próximos 30 dias;
• quais empresas têm pendências;
• quais clientes estão com tudo em dia.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo renovar as certidões?

Depende do uso de cada cliente, mas renovar alguns dias antes do vencimento evita a correria. Para clientes que participam de licitações, vale manter as certidões sempre com folga.

O cliente pode baixar a certidão sozinho?

Sim. Com o portal do cliente, a certidão atualizada fica disponível para download a qualquer hora, com a data de validade.

Dá para importar as certidões que já controlo na planilha?

Sim. Na implantação, os dados da planilha atual são importados e passam a ser acompanhados pelo sistema.

E quando a certidão não pode ser emitida por pendência?

Ela aparece como pendente, com o motivo. O escritório resolve a pendência com o cliente antes de a certidão ser necessária.