Como controlar vendas fiado e a prazo no restaurante sem caderno

Todo restaurante tem aqueles clientes de confiança: o lojista da rua que almoça todo dia, a empresa vizinha que paga no fim do mês, o freguês antigo que acerta na sexta. Vender a prazo para eles é bom para o negócio, desde que o controle não fique em um caderno atrás do balcão.

Veja como organizar o fiado e as vendas a prazo para não perder dinheiro nem a amizade com o cliente.

Os problemas do caderno

• Anotação esquecida. Na correria do almoço, a venda não é anotada, ou é anotada depois, de memória.
• Letra que ninguém entende. No dia do acerto, ninguém sabe ao certo o que foi consumido.
• Sem limite. A conta cresce sem ninguém perceber até virar um valor difícil de receber.
• Sem data combinada. "Depois eu acerto" vira um mês, dois, três.
• Caixa que não fecha. Venda a prazo misturada com venda paga confunde o fechamento do dia.

Cadastre quem pode comprar a prazo

O primeiro passo é ter um cadastro simples de cada cliente que compra a prazo: nome, tipo (pessoa, lojista ou empresa), telefone, limite de crédito e dia do acerto. Só quem está cadastrado pode comprar assim.

Também vale definir quem pode liberar uma venda a prazo. No sistema da VCA, por exemplo, só o gerente libera, o que evita o "pode deixar que ele paga depois" sem controle.

Lance o consumo na conta do cliente

Na hora de fechar a mesa, em vez de pagar, o consumo vai para a conta do cliente cadastrado. O sistema registra os itens, a data e quem atendeu. Na hora do acerto, o extrato mostra tudo, sem discussão.

Cobre no dia combinado

Com o dia do acerto registrado, o sistema mostra quem passou da data. A cobrança pode sair pelo WhatsApp com o extrato do período, de forma educada e sem ninguém precisar ligar. Quando o cliente paga, o recebimento é lançado e a conta zera.

Separe o fiado do caixa do dia

Venda a prazo não é dinheiro que entrou. No fechamento, ela precisa aparecer separada: o caixa do dia mostra o que foi recebido em dinheiro, Pix e cartão, e à parte o total vendido a prazo e o que foi recebido de contas antigas. Assim a gaveta bate e você sabe exatamente quanto tem para receber.

Acompanhe quem são os seus melhores clientes

O cadastro também mostra quem mais consome e o que mais pede. É uma informação valiosa: o lojista que almoça todo dia pode ganhar uma condição especial, e a empresa que fecha conta mensal pode virar um contrato de marmitas, por exemplo.

Perguntas frequentes

Qual limite dar para cada cliente?

Comece com um valor que você aceitaria perder sem quebrar o caixa e aumente conforme o histórico de pagamento. O sistema avisa quando a conta chega perto do limite.

Posso mandar o extrato para o cliente pelo WhatsApp?

Sim. O extrato com os consumos do período sai pelo WhatsApp junto com a cobrança, e o cliente vê exatamente o que está pagando.

Como fica o fiado no fechamento do caixa?

Separado. O caixa mostra o que entrou de verdade na gaveta e no banco, e à parte o que foi vendido a prazo e o que foi recebido de contas antigas.

Dá para impedir venda a prazo para quem está atrasado?

Sim. Quem passou do dia do acerto ou estourou o limite aparece em destaque, e a nova venda a prazo depende da liberação do gerente.