Como organizar prazos, processos e clientes no escritório de advocacia
Prazos em um só lugar, triagem de novos casos, cliente informado e honorários com cobrança automática: como organizar a rotina do escritório de advocacia.
No escritório de advocacia, desorganização custa caro de um jeito diferente: um prazo perdido não se recupera. E, além dos prazos, há o cliente que liga para saber do processo, o novo caso que chegou pelo WhatsApp e ninguém respondeu, e o honorário parcelado que ninguém cobrou.
Veja como organizar a rotina do escritório em quatro frentes.
1. Prazos e audiências em um só lugar
O primeiro passo é tirar os prazos da planilha, do caderno e da memória e colocar tudo em um painel único, com cada processo mostrando:
- cliente, número do processo, área e vara;
- fase atual;
- próximo prazo e o que precisa ser feito;
- advogado responsável.
Com os processos em uma tela, ordenados pelo próximo prazo, a equipe começa a semana sabendo o que vence primeiro. Audiências e compromissos entram na agenda do escritório, sincronizada com o Google Agenda de cada advogado. Lembre que, no processo civil, os prazos são contados em dias úteis, e o controle precisa considerar isso.
2. Triagem dos novos casos
Quem procura um advogado geralmente está preocupado e quer resposta rápida. Uma triagem organizada ajuda o escritório a responder bem e a não perder bons casos:
- o contato chega pelo site, pelo Google, por indicação ou pelo WhatsApp;
- as perguntas iniciais identificam a área e a urgência;
- o caso entra no funil e a primeira consulta é agendada;
- depois da consulta, a proposta de honorários fica registrada e acompanhada.
Assim nenhum contato fica esquecido, e o escritório sabe de onde vêm os clientes que fecham.
3. Cliente informado sem precisar ligar
Boa parte das ligações para o escritório é o cliente querendo saber como está o caso. Combine com ele a forma de atualização e use os avisos automáticos por e-mail ou WhatsApp quando houver novidade no processo. O cliente se sente acompanhado, e a equipe para de interromper o trabalho para repetir a mesma informação.
4. Honorários com cobrança automática
Honorários parcelados precisam de acompanhamento. Cada parcela registrada com a data de vencimento, um lembrete antes de vencer e a baixa automática quando o pagamento entra por Pix ou boleto. O relatório mostra quanto o escritório tem a receber e quem está em atraso, sem planilha paralela.
O que acompanhar todo mês
- processos ativos e encerrados;
- prazos da semana e do mês;
- novos casos recebidos e quantos viraram contrato;
- honorários contratados, recebidos e em atraso.
Perguntas frequentes
O sistema serve para advogado que trabalha sozinho?
Sim. Para quem trabalha sozinho, ter os prazos, os clientes e os honorários em um só lugar é ainda mais importante, porque não há equipe para dividir o controle.
Como o cliente recebe as atualizações do processo?
Por e-mail ou WhatsApp, nos momentos combinados com ele, sem precisar ligar para o escritório.
Dá para controlar os honorários parcelados?
Sim. Cada parcela tem lembrete antes do vencimento e baixa automática quando o pagamento entra.
Os documentos dos clientes ficam organizados?
Sim. Os documentos podem ficar nas pastas do Google Drive do escritório, ligadas a cada cliente e processo.
